O Projeto intitulado “Implantação da digitalização e catalogação de dados de Arquivos Permanentes de Discentes do Colégio Técnico de Campinas – COTUCA” de autoria dos servidores ALESSANDRA CRISTINA DE OLIVEIRA BUENO, ELIANA SHEILA DANIEL COSTA e MARIO CESAR RODRIGUES, foi premiado no último dia 11 de dezembro na edição 2023 do Prêmio PAEPE na categoria vencedor local.

Conhecendo o projeto:

O arquivo permanente do Colégio Técnico de Campinas é utilizado por 5 áreas: – Diretoria Geral, Secretaria Discente, Recursos Humanos, Administrativo, Orçamentário e Patrimonial; Este projeto neste presente momento pauta-se e esta sendo executado para o setor da secretaria discente, podendo vir a ser estendido as demais áreas supracitadas. De natureza administrativa, vem atendendo as necessidades imediatas no guardo de documentos que não são consultados tão frequentemente, porém ainda podem ser solicitados para retomada de alguma questão, assim como aqueles que não poderão ser descartados e deverão permanecer no arquivo (Portarias, Ofícios e Cartão Ponto, Prontuários de Alunos, notas e etc.). Antes, porém devido ao estado inadequado do lugar e de guarda da documentação, achamos por bem solicitar a orientação da Diretoria de Segurança do Trabalho (DGRH), para que não houvesse problemas com os participantes deste projeto. Foi indicado uso de EPIs O estado precário dos arquivos, tanto na preservação e organização da documentação, bem como a falta de espaço físico, foi o que motivou a equipe para este desafio. Devido às condições inadequadas dos arquivos e de guarda da documentação, só foi possível se proceder à identificação de parte dos documentos. Muitos documentos estavam deteriorados e de impossível manuseio, ou seja, foi perdido parte do acervo, pois não houve como recuperá-los. Durante o Período de mudança de prédio, foram encontrados documentos que apresentavam a ação de brocas, traças, poeira, mofo e cupim, aliás, não só os documentos foram afetados, nos móveis e no local utilizado para o empilhamento da documentação, assim como a própria parede. Toda a documentação passou pelo processo de identificação e separação por setores, catalogação para serem analisada com base na Tabela de Temporalidade fornecida pelo Siarq e consulta junto a DGRH, ficando somente os documentos de arquivo permanente, ou aqueles que estão aguardando a temporalidade para descarte ou encerramento, uma parte já em tempo foram retirados pelo setor/empresa responsável pela coleta deste tipo de material. Os documentos encontram-se empilhados, acondicionados em pacotes amarrados, ou caixas de papelão agora com identificação dos setores, em prateleiras ou em armários de aço. Separadas, guardadas em caixas identificadas e rotuladas, a documentação dos Discentes começou a ser digitalizada e encontra-se em fase de execução visto que temos um grande acervo de 33 anos não informatizados (1967 a 2000) e de (2000 á 2019) que apesar de estarem no sistema informatizado, os prontuários eram feitos em pastas com documentação impressa ou com vias xerocadas. No ano de 2020, foi implantado pela Secretaria Discente em conjunto com a Informática de nosso colégio o processo de matrícula online, e desta forma todo ingressante inserem as documentações pessoais e comprobatórias digitalizadas nas formatações de PDF ou JPEG, compondo assim o novo prontuário digital e contribuindo consequentemente para a nova formatação digital do arquivo permanente. A importância da digitalização de toda documentação arquivista se faz primordial no momento atual, tendo em vista a deterioração natural do papel em decorrência de agentes ambientais como luz, calor, umidade, bem como de infraestrutura inadequada para o acondicionamento do acervo. A ação proporcionará melhores condições de preservação e acesso documental, maior qualidade e produtividade no desenvolvimento das atividade

Maiores informações acesse: Prêmio PAEPE 2023 – Notícias – Diretoria Geral de Recursos Humanos (unicamp.br)

Texto e imagem: Alessandra e Cintia